El uso de la factura electrónica permite reducir los costes operativos. Por lo tanto, en los países altamente desarrollados se ha convertido en la forma dominante de facturación. También en España, la facturación electrónica se está extendiendo rápidamente, especialmente tras la liberalización de las regulaciones relativas a su uso en el ciclo económico. A partir del 1 de enero de 2013, las facturas electrónicas no tienen que estar firmadas con una firma reconocida segura ni con ninguna otra. Sin embargo, este formulario permite asegurar adicionalmente la factura electrónica.
1. Ahorro de dinero
El ahorro no es la única ventaja de utilizar facturas electrónicas. Entre las ventajas de la facturación electrónica, muchos empresarios señalan la posibilidad de mejorar los flujos financieros. El documento en formato electrónico llega al destinatario en pocos segundos, lo que se traduce en un pago más rápido de las cuentas por cobrar. Ambas partes -el remitente y el destinatario- conocen la entrega de la información. Las contrapartes no tienen que esperar a que el operador postal entregue la factura en papel, por lo que el emisor de la factura elimina el riesgo de que su documento no se envíe al destinatario en absoluto.
2. Más seguridad que las facturas en papel
La seguridad es otro beneficio. El remitente de la factura electrónica se siente más seguro, porque según la interpretación legal de las autoridades fiscales, la notificación por correo electrónico de la recepción de su factura electrónica por parte del destinatario equivale a su entrega. Además, la corrección de la factura electrónica también se emite en formato electrónico. Todo esto definitivamente ayuda a mejorar los procesos de cobranza y el monitoreo de las cuentas por cobrar.
Según un grupo cada vez más numeroso de empresarios, el archivado y la seguridad del acceso a los documentos electrónicos presenta un riesgo menor en comparación con el archivado y la protección de los documentos impresos.
3. Archivo de las facturas más económicas y prácticas
El archivado electrónico es más barato y no requiere ninguna reserva de espacio físico. Aparte de las ventajas anteriores, el lugar principal, sin embargo, es la comodidad. Los empresarios aprecian el hecho de que una factura electrónica puede ser emitida y enviada sin salir del escritorio y que una factura electrónica puede ser fácilmente implantada en la lógica de los procesos de negocio, directamente en los procesos de ventas, contabilidad y financieros. Además, cuánto más fácil es buscar un documento en el repositorio electrónico – por nombre, fecha de emisión, cantidad o incluso NIP – en comparación con el papel de búsqueda de documentos en carpetas grandes.
4. Ahorro de tiempo
Debido a que las facturas electrónicas garantizan un ahorro significativo de tiempo, el empresario puede dedicarlo a otras actividades relacionadas con el negocio. Además, si se necesita encontrar un documento, no es necesario cargar pilas de papel – la búsqueda de facturas en la base informática es mucho más rápida y eficiente.
